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关于做好2019届毕业生档案整理及转递工作的通知

发布者:    发布时间:2019-06-10 10:17:22     浏览:1089 次

 

各相关院系:
档案整理及转递是毕业生离校工作的重要环节,档案材料关系重大,要求严格,各院系务必认真、细致的组织,做好相关工作。按档案管理的相关要求,现将2019届毕业生档案整理及转递相关事宜安排如下:
一、 工作内容及要求
1.各院系要确定以辅导员为直接责任人的班级档案整理转递小组,并将小组负责人(两名学生负责人)姓名联系电话等(见附表《学生档案整理转递负责人上报及档案领取、交还登记表》)以院系为单位统一上报(电子版、纸质版加盖公章)学生处107室。各院系领导对档案整理及转递的相关工作要给予足够重视,安排好相关场地,并随时督导检查。
2.辅导员要以班为单位对学生信息进行统计、分类、汇总,填写《毕业生档案信息汇总表》(含分类共七张工作表见附表)及《毕业生派遣地档案转递登记表》(按派遣地分类,精确到地级市及省管县见附表)。汇总分类后以班为单位报电子版到学生处107室审核。审核合规后,电子版上报、出纸质版两份(一份交107室、另一份附班级学生档案上),学生本人核对无误后签字,最后辅导员签字,院系盖章。电子版上报后严禁自行修改纸质版信息,如有修改必须先修改上报的电子版,再出纸质版。
3.根据档案管理相关政策,为使学生本人尽快享受学生档案由“学籍档案”转为“人事档案”后所享有的各项服务,学校不再对学生档案进行保存,将根据《毕业生派遣地档案转递登记表》中的归类汇总情况对学籍档案进行机要寄发到派遣地(地级市)的教育局或人社局,转递工作在毕业生离校后2个月内完成,届时具体档案去向将在校园网公布,望毕业生及时确认。
   4.单独归类:
a) 对未就业及就业但单位不接收档案的学生(不含待升学),填写《毕业生派遣地档案转递登记表》,档案将依此转递到派遣地的毕业生就业主管部门。
b)对已就业的学生,凭就业协议书填写《就业学生档案转递登记表》,档案转寄到有接收档案资格的用人单位,如用人单位无接收资格,按生源派遣地转递(a类)处理。
c)接本到本校学生,填写《接本到本校学生档案信息登记表》,档案单独归类,不封口,暂留存。特殊情况(如不上的)需用档案请学生在暑假前提出申请带走。
d)接本到外校的毕业生填写《接本到外校学生档案转递登记表》;需自带的填写《档案自己领取登记表》。如录取学校无强制要求转递的,建议自带。
e)考研的毕业生,填写《考研学生档案转递登记表》,按录取通知书(或调档函)地址填写;需自带的填写《档案自己领取登记表》。
f)特殊情况需自带档案的,学生需提出申请,填写《档案自己领取登记表》。
g)档案材料不全或其它特殊情况的(学籍表填写结业、欠费、无高中档案、无成绩单、当兵、退学、休学、留级等),填写《档案无法领取表》,暂留存或学籍调整。
5、毕业生要认真填写档案袋正面内容,生源地派遣地地址要详细到县(区);档案袋正面右上角标注学号。
6、档案排列顺序要与信息表的顺序一致,不同类别档案前面附带相应表格,对需转递的学生档案,档案最终要以派遣地为单位单独成捆,不同类别,转送不同地区。
7、各院系档案不全或其它特殊情况的学生(学籍表填写结业、欠费、无高中档案、无成绩单、当兵、退学、休学、留级等)不予转递档案,请及时补齐档案材料或做档案降级。
二、档案材料目录如下:
(1)新生入学登记表(学生处发)
(2)学年鉴定表(学生处发)
(3)派遣证(创新创业与就业指导中心)
(4)成绩单(教务处)
(5)实习鉴定表(教务处)
(6)学籍表(教务处)
(7)大学生体能测试(体育系 教务处)
(8)毕业生登记表(学生处发)毕业生登记表加盖学生处“同意毕业”章后,到党政办公室加盖学校公章。
(9)高中阶段相关档案材料
(10)正式党员材料装入档案中,非正式党员需转正的材料不装入档案中。(组织部)
 (11)学士学位审批表(本科学生)
(12)其它相关材料
以上材料由各院系辅导员与班级负责人装完核对后,使用封条密封,并加盖档案章。
要求:
各院系要督促毕业班辅导员认真组织整理毕业生档案,确保档案材料正确齐全, 避免档案材料缺失,避免装错材料、张冠李戴
  备注 
1.各院系尽快核查现有学生档案材料,需装入档案的,请尽快到档案室入档,以免遗漏。提前做好各类表格,如不确定,可到学生处咨询。
  2.各院系外省毕业生档案转递,要求学生本人联系生源地,核实自己的档案接收地,填写详细地址,要求接收人姓名及电话号正确,确保准确投递;否则填写领取表,学生自带。(学生自带的档案如当地不接收,学校将不进行二次转递)
三、各院系整理2019届毕业生档案时间请及时与学生处档案室联系确定,要求各院系严格按着档案整理时间安排进行,不能影响其他各院系正常装档。
未尽事宜咨询电话2370808
附件:附表
 
学生处
2019610